Управление лицензиями — это регулярный бизнес-процесс управления активами программного обеспечения в организации. Управлять лицензиями — значит быть уверенным в эффективном использовании имеющихся программных продуктов, избежать большого числа рисков и, в итоге иметь более устойчивый, более предсказуемый, а, следовательно, более прибыльный бизнес!

Управлять лицензиями — это твердо знать в каждый момент времени, какие программы и лицензии на ПО используются в организации. Управление включает в себя регулярную инвентаризацию лицензий и используемых программ, введение стандартов использования ПО, централизованные закупки и многое другое. 

Сбор необходимой начальной информации

На первом, по сути подготовительном этапе необходимо собрать информацию, требуемую для внедрения управления лицензиями в организации. Информация включает в себя такие составляющие как количество персональных компьютеров в организации, количество серверов, используемое программное обеспечение, ответственный за закупку, использование и утилизацию программного обеспечения.

Проведение инвентаризации программного обеспечения

Результатом этого этапа является получение полного перечня программных продуктов, установленных на компьютерах, рабочих станциях, серверах и других устройствах, используемых организацией и оформление его в виде отчета. Инвентаризация может быть проведена вручную или автоматически с помощью программ инвентаризации программного обеспечения.

Сопоставление установленных программных продуктов с имеющимися лицензиями

После получения полного перечня программных продуктов, установленных на компьютерах организации, следует отыскать все имеющиеся лицензии и сопоставить их с установленными программами. Это поможет понять, на какие программные продукты имеются лицензии.

Разработка стратегического подхода и практических процедур

Результатом четвертого этапа должны стать правила, процедуры и политика закупок программного обеспечения, правила распространения ПО внутри организации, его использования, постановки на баланс и списания. Кроме того, в организации должны появиться внутренние стандарты на используемое программное обеспечение и аппаратные средства. Целью четвертого этапа является разработка и описание этих правил, процедур и стандартов.

Разработка плана управления лицензиями

По результатам инвентаризации определяется состояние дел в области ПО на текущий момент времени, а по результатам разработки стратегических подходов в области управления лицензиями на программное обеспечение определяется желаемое состояние, которого организации необходимо достичь. Теперь, на пятом этапе, разрабатывается план, позволяющий перейти из состояния, которое есть, в состояние, которое необходимо. Это и есть план управления лицензиями на предприятии, позволяющий сделать программное обеспечение активом, эффективно эксплуатируемым компанией.